IKC – Reserveringsoverzicht

Tijdens mijn werk bij IKCPlay werkten we met het inventorymanagementsysteem Exact. Hoewel Exact veel functionaliteiten biedt, sloot het niet aan op de manier waarop wij computers wilden voorbereiden en installeren vóór verzending naar klanten.

Daarom werd er gewerkt met een Excel-bestand waarin onder andere de klant, het product, aantallen, benodigde software, uitleverdatum, ordernummer en serienummers werden bijgehouden. Naarmate het team groeide en het aantal orders toenam, werd dit overzicht steeds lastiger te beheren.

Het grootste probleem was dat er geen directe koppeling was met de voorraad. Hierdoor was het niet mogelijk om eenvoudig te controleren of er voldoende producten beschikbaar waren voor geplande reserveringen. Dat leidde tot onduidelijkheid en inefficiëntie.

Ontwikkeling van een intern webbased systeem

Ik zag dat dit anders kon. Tijdens mijn eerdere HBO-ICT opleiding aan Windesheim had ik ervaring opgedaan met PHP, SQL, HTML en CSS. Die kennis heb ik ingezet om een intern webbased reserveringssysteem te ontwikkelen.

Het doel was om dezelfde functionaliteit als het Excel-bestand te behouden, maar dan gestructureerd, schaalbaar en geautomatiseerd.

Het systeem biedt:

• Een centraal overzicht van alle reserveringen
• Invoer van klantgegevens, producten, software en uitleverdata
• Automatische verwerking van relevante gegevens
• Real-time inzicht in beschikbare voorraad

Automatisering en voorraadcontrole

Een belangrijke verbetering was de automatisering van interne processen. Wanneer een nieuwe reservering wordt aangemaakt, ontvangt de verantwoordelijke installateur automatisch een e-mailmelding. Hierdoor wordt er direct actie ondernomen zonder handmatige communicatie.

Daarnaast wordt de voorraad automatisch bijgehouden binnen het systeem. Business support kan in één oogopslag zien of er voldoende schermen of andere producten beschikbaar zijn voor toekomstige uitleveringen. Dit voorkomt dubbele reserveringen en onverwachte tekorten.

Resultaat

Het Excel-bestand is vervangen door een gestructureerd intern platform dat meerdere collega’s gelijktijdig kunnen gebruiken. Het systeem zorgt voor:

• Minder fouten
• Betere samenwerking
• Duidelijke voorraadcontrole
• Efficiëntere planning van installaties

Hoewel het systeem uitsluitend intern wordt gebruikt en daarom niet publiekelijk gedeeld kan worden, heeft het een directe impact gehad op de dagelijkse werkprocessen binnen IKCPlay.